Miksi työvuorojen vaihdot hoidetaan edelleen huonosti?

04.09.2025, kello 15:47

Teksti Thomas Olsson

Piper Alphan ja DuPont La Porten kaltaisten katastrofien jälkeen teollisuuden olisi pitänyt oppia hallitsemaan työvuorojen vaihto paremmin. Mutta on edelleen yrityksiä, jotka eivät ymmärrä miten tärkeää on toteuttaa työvuorojen vaihto hallitusti.

Usein suurimpien katastrofien syy löytyy mitä banaalisimmista virheistä. Esimerkiksi Piper Alpha -öljynporauslautan onnettomuutta tutkitaan edelleen – asiaan perehtyvät aloittelevat kemianinsinöörit ja prosessiteollisuuden turvallisuusasiantuntijat.

Kun öljynporauslautan teknikko lopetti vuoronsa heinäkuun kuudentena 1988, hän ei ehtinyt puhua työkaverinsa kanssa, jonka piti aloittaa vuoro hänen jälkeensä.  Sen sijaan hän jätti valvomoon kirjallisen viestin, jossa hän ilmoitti, että lautalle elintärkeä pumppu oli pysäytetty huollon vuoksi eikä sitä pidä käynnistää uudelleen.

Muutamaa tuntia myöhemmin toinen pumppu lakkasi toimimasta ja lauttaa uhkasi seisokki. Vuorossa oleva tiimi yritti saada selville, miksi kyseinen pumppu ei toiminut. He eivät nähneet viestiä, jossa kerrottiin pumpun olevan rikki, ja käynnistivät sen. Tästä seurasi tapahtumaketju, joka johti kaikkein aikojen tuhoisimpaan merellä tapahtuneeseen onnettomuuteen. Onnettomuudessa kuoli 167 ihmistä.

Digitalisaatio ei riitä

Ongelmat työvuorojen vaihdossa pitäisi nyt 40 vuotta myöhemmin olla historiaa, samoin kuin viestit paperinpaloilla – kiitos laajan digitalisoinnin. Virheet, jotka johtuvat huonosti hallituista työvuorojen vaihdoista ovat kuitenkin edelleen yleisiä. Vuonna 2014 DuPont La Portessa Yhdysvalloissa tapahtui myrkyllisen kaasun aiheuttama onnettomuus, kun ohjeet hydraulipumpun tukoksesta välitettiin seuraavalle vuorolle vain suullisesti. Yövuoron alkaessa heillä ei ollut kaikkia tarvittavia tietoja tällaisen epätavallisen ja monimutkaisen tapahtuman käsittelemiseksi.

Hexagonin uudessa raportissa esitellään kymmenen teollisuusonnettomuutta, jotka johtuivat osittain huonoista menettelytavoista työvuorojen hallinnassa. Pitääkin kysyä miksi käytännöt ovat edelleen puutteellisia edistyneestä teknologiasta ja paremmasta turvallisuuskulttuurista huolimatta?

Pelkkä digitalisaatio ei riitä. Ilman oikeita työkaluja digitalisaatio voi jopa piilottaa ongelmia sen sijaan, että se ratkaisisi ne. Monet yritykset käyttävät edelleen Exceliä, Word-dokumentteja ja yhteensopimattomia tietokantoja, sähköpostia tai tekstiviestejä. Ne ovat digitaalisia työkaluja, mutta jäsentämättömiä. Ne eivät myöskään ota huomioon työvuorojen vaihdon olevan sen verran monimutkaisia, että siinä tarvitaan järjestelmällistä viestintää. Sen sijaan, että tieto olisi helposti saatavilla, se katoaa siiloihin ja erillisiin keskusteluihin, tehden siitä yhtä näkymättömän kuin kadonnut paperinpala valvomohuoneessa.

Aliarvioitu ja monimutkainen ongelma

Kuten 40 vuotta teollisuusonnettomuuksia on selvästi osoittanut, työvuorojen vaihdot ovat monimutkaisempia kuin luulisi.  Prosesseja pyritään yksinkertaistamaan ja samalla uskotaan, että yksinkertaiset suulliset tai kirjalliset ohjeet riittävät.

Sekä suullisella että kirjallisella viestinnällä on omat etunsa ja haittansa. Tiedot ovat nähtävissä kirjallisesta lokista, mutta siitä puuttuu usein konteksti, eikä reaaliaikaiseen vuorovaikutukseen ole mahdollisuutta epäselvyyksien poistamiseksi. Suullinen kommunikaatio toki tekee helpoksi vastata kysymyksiin heti, ja antaa palautetta. Toisaalta suulliset ohjeet on helppo unohtaa tai ymmärtää väärin.

Tehokkaan luovutusprosessin on siksi käytettävä molempia viestintämuotoja. Näin tärkeät tiedot välitetään selkeästi ja yksiselitteisesti ilman virheitä.

Iso-Britannian työterveys- ja työturvallisuusviranomainen (Health and Safety Executive, HSE) suosittelee, että työvuorojen luovutusten tulisi

1. jos mahdollista, tapahtua kasvotusten

2. sisältää molemminpuolisen vastuun, eli sekä lähtevän että tulevan henkilöstön tulisi olla yhdessä vastuussa tiedonsiirrosta

3. perustua sekä kirjalliseen että suulliseen viestintään

4. perustua analyysiin tulevan henkilöstön tiedontarpeesta

5. olla hallittuja – käytössä pitää olla kaikki tarvittava aika ja resurssit.

Viimeinen kohta on erityisen tärkeä. Luovutuksen laatu riippuu lähtevän vuoron työpanoksesta, eivätkä he ole aina motivoituneita antamaan yksityiskohtaista, jäsenneltyä tietoa. 12 tunnin vuoron lopussa on hyvin luonnollista olla väsynyt ja haluta mennä kotiin, mikä voi johtaa epätäydellisiin työvuorojen luovutuksiin. Tämä on riski varsinkin, jos organisaatio ei varaa luovutukseen tarpeeksi aikaa.

Rakenteen merkitys

Digitaaliset työkalut ovat tärkeitä tehokkaan tehtävien luovutuksen kannalta, mutta vain jos se toteutetaan oikein.

Ensinnäkin rakenne on tärkeä. Hyödyllisen työkalun ei tulisi sisältää vain sarjaa valintaruutuja. Sen on myös oltava johdonmukaisesti suunniteltu, rakenteeltaan ja sisällöltään selkeä, ja johdonmukainen ongelmien priorisoinnissa. Rakenne itsessään voi auttaa kehittämään oikeita työnkulkuja, esimerkiksi miten työntekijöiden odotetaan raportoivan hälytyksistä kirjaamiensa ongelmien perusteella, ja kuinka vakaviksi ongelmat arvioidaan. Hyvä rakenne tarkoittaa, että tiedot ovat helposti saatavilla, haettavissa ja suodatettavissa.

Toiseksi työkalujen ei tulisi koostua erillisestä alustasta, jota käytetään vain eri vuorojen väliseen kommunikointiin. Työkalujen tehokkuus organisaatiolle riippuu siitä, kuinka hyvin ne on integroitu muihin työkaluihin, kuten datahistorioihin, kunnossapitoalustoihin ja teollisuuden ohjausjärjestelmiin.

Inhimillinen tekijä

Kun pyritään muutokseen, ihmisten käyttäytyminen ja kannustimet ovat merkittävässä roolissa — tämä pätee myös työvuorojen vaihtoon. Työkalujen tulisi olla helppokäyttöisiä, erityisesti työntekijöille, joilla ei ole vahvoja digitaalisia taitoja. Jos järjestelmää ei osata käyttää vaistonvaraisesti, työntekijät käyttävät sen sijaan vain suullista viestintää tai etsivät kolmannen osapuolen työkaluja, mikä voi johtaa tärkeiden tietojen katoamiseen. Työntekijöitä voi kannustaa uusien työkalujen käyttöön koulutuksella.  Jotta se olisi kestävää pitkällä aikavälillä, työntekijöiden on oltava motivoituneita ja koettava, että ponnistelu uuden oppimiseen kannattaa.

Hyvin jäsennellyillä ja keskitetyillä työvuorojen luovutuksilla on valtava arvo koko organisaatiolle. Yritys saa täydellisen, jäljitettävän ja auditoitavan tietoketjun, joka voi olla perusta parannustoimille. Sisäiset palkitsemisjärjestelmät eivät kuitenkaan aina tue tarkkaa raportointia.

DuPont La Porten onnettomuuden suhteen kemikaaliturvallisuuslautakunta (Chemical Safety Board, CBS) raportoi, että nykyään jo lakkautettu bonusjärjestelmä sitoi taloudelliset palkkiot kirjattujen vaaratilanteiden määrään. Tämä tarjosi työntekijöille suoran kannustimen olla raportoimatta vaaratilanteita kunnolla. Hyvin hallinnoitu digitaalinen luovutusjärjestelmä edistää vastuullisuutta. Sen on myös tuettava kulttuuria, jossa on hyväksyttävää antaa avointa palautetta, ja jossa tiimit tuntevat olonsa turvalliseksi ja voivat dokumentoida ongelmia rehellisesti.

Yritykset, jotka onnistuvat tässä, voittavat monella rintamalla. Lokikirjat ja työvuororaportit tarjoavat erittäin hyödyllistä operatiivista tietoa, jota ei usein raportoida muualla. Sitä voidaan käyttää turvallisuuden parantamiseen. Samalla saadaan myös arvokasta tietoa siitä, miten optimoida prosesseja ja vähentää seisokkiaikoja.

#työelämä